Hoe laat je office apps voor je werken

De ene na de andere hippe app of update verschijnt in de App Stores: Slack, Asana, Wunderlist, Whatsapp, Facebook Messenger, 1Password, Skype, etc.

 

De early adapters kunnen het niet laten en maken direct en account aan en beginnen het met een paar gewillige collega's te gebruiken. Na het doorlopen van een leercurve ontstaat er het gevoel dat de app iets toevoegt. Als de rest van het team overtuigt is moet iedereen door de leercurve en hopen we op het beste.

Mijn ervaring is dat de meeste office apps, als ze al goed doordacht zijn, niet goed worden geïmplementeerd. Daarnaast missen zelfs de meest briljante apps een messcherpe focus zodat het uiterste uit de toepassing gehaald kan worden met de minste inspanning (en afleiding). 

Want is dat niet de wat de belofte van al deze apps is: je helpen bij je werk zodat je meer bereikt in minder tijd.

Implementeren van office Apps

De kosten voor deze apps neigt naar nul. Meestal is er een freemium model, zodat je voor niets de app kunt gebruiken. Dus zonder tussenkomst van een leider van een organisatie kan een medewerker een app testen en toepassen. Deze early-adopter doet dit met vaak met veel energie wat wordt versterkt door de social media hype rondom de app.

Maar omdat dit veelal volledig ongepland, ongestructureerd en zonder management wordt ingevoerd, wordt de app door de meesten in het team halfslachtig gebruikt. Een deel zal niet de tijd nemen om de app te leren kennen en een ander deel heeft zelfs weerstand om de nieuwe app te adopteren. 

De apps die bijna vanzelfsprekend een gat vullen zijn daarom het meest succesvol. Denk hierbij aan Dropbox en Whatsapp. De andere apps slagen, maar dan meestal in een omgeving waar de tool als standaard wordt geaccepteerd en geïmplementeerd. Dit zijn meestal IT-gedreven omgevingen en apps zoals Slack die succesvol zijn.

Apps zoals Asana, Wunderlist en 1Password kennen een specifieke toepassing die allen met een zorgvuldige implementatie vruchten gaan afwerpen. 

Messcherpe focus

Opvallend is dat de meeste apps, ja ook de pareltjes zoals Slack, Asana en Wunderlist, helpen met focussen op wat echt belangrijk is. Ze kennen wel rapporten, summaries en overzichten, maar falen in het aanbrengen van dat simpele, bondige overzicht waar direct uit blijkt wat er nu gedaan moet worden.

David Allen, de auteur van Getting Things Done (GTD) is er altijd heel duidelijk over (geweest). Een app helpt om informatie te verzamelen en te ordenen, maar faalt als het uiteindelijk niet op ieder moment een 'runway' van maximaal 5 tot 7 taken bevat die je nu moet doen.

In GTD review je zelf iedere dag je lijst om de 'runway' te bepalen. Bij andere toepassingen, zoals project management kan een goede Gantt chart zelf bepalen wat op ieder moment de messcherpe focus moet zijn. 

Asana is als app heel knap gemaakt, maar bij de meeste bedrijven is het vooral een vergaarbak van allerlei losse eindjes en ideeën en niet de focus tool die het belooft te zijn. Wunderlist helpt ook niet met de dagelijkse focus en Slack kan makkelijk verzanden in een verzameling ongestructureerde berichten.

Conclusie

De hoop is dat de ontwikkelaars van apps de messcherpe focus in hun apps gaan brengen. Tot die tijd en misschien altijd wel zal degene die de app toepast moeten toezien op wat echt belangrijk is en zorgden dat de app daarin een messcherpe focus aanbrengt. 

Bij Emrys Academy zijn we doordrongen van de focus op essentie en hebben de tegelijkertijd een grondige kennis van de meeste office apps. Met onze leden reflecteren we regelmatig over het gebruik van office apps en adviseren we ze hierover met effectieve een aantoonbare resultaten.